Optimiser mon organisation en réception

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20 ans d'expérience
+ de 50 modules de formation
95 % de satisfaction en 2023 soit 720 stagiaires formés sur toutes nos formations
+ de 2000 personnes formées

La pédagogie INSAHO c'est :

50% de pratique,
30% d’échange entre pairs,
20% de théorie

Pas de cliché, que du concret ! INSAHO met en œuvre une pédagogie active qui place les apprenants au centre de leur apprentissage. Dans toutes nos formations, les compétences disciplinaires sont rehaussées par le développement d'autres compétences clés et essentielles : la créativité, la cohésion, l'esprit critique, la communication.

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En savoir plus concernant

^{les modalités le règlement intérieur l'accessibilité}

Cible Prérequis Objectifs Modalités pédagogiques & évaluation Programme écrit

Cible

Réceptionniste

Prérequis

Aucun

Objectifs

Analyser et prioriser les tâches quotidiennes pour améliorer son efficacité
Optimiser la gestion du temps face au flux d'activité en réception
Développer les méthodes d'organisation structurées pour anticiper et gérer les imprévus
Renforcer la collaboration avec les autres services pour une meilleur fluidité opérationnelle
Adopter des outils numériques et techniques pratiques pour gagner en productivité
Découvrir comment l'intelligence artificielle peut simplifier la gestion des tâches rédactionnelles
Apprendre à rédiger des réponses personnalisées et professionnelles aux avis clients en utilisant l'IA

Modalités pédagogiques et évaluation

Utilisation de méthodes pédagogiques expositives, interrogatives ou actives (tests, mises en situation, jeux de rôle…) permettant d’acquérir ou actualiser ses connaissances.
Réalisation d’un quiz/QCM d’évaluation finale des connaissances
Remise d’une attestation individuelle de formation
Remise au stagiaire du support de formation
Nos méthodes pédagogiques assurent l’acquisition et/ou l’actualisation des connaissances.

Programme écrit

Introduction à l'oganisation en réception

Comprendre les enjeux d’une bonne organisation : satisfaction client, efficacité et réduction du stress.
Appréhender les rôles et responsabilités du réceptionniste : focus sur les priorités stratégiques

Analyse des tâches quotidiennes

Cartographier ses tâches : urgentes, importantes et secondaires
Identifier les points de blocage ou les tâches chronophages

Méthodes pour une meilleure gestion du temps

Connaître les techniques de priorisation : matrice d'Eisenhower, méthode ABC
Identifier et gérer les "voleurs de temps" (interruptions, appels, multitâche)

Optimisation des process opérationnels

Standardiser les processus récurrents pour gagner du temps
Travailler avec des check-lists et routines : outils simples mais efficaces
Introduction aux outils numériques d'assistance : comment ChatGPT peut aider à gagner du temps

Gérer les imprévus et les pics d'activité

Connaître les techniques pour anticiper les imprévus courants en réception
Savoir s'organiser en période de forte affluence : flexibilité et coordination

Utiliser les outils numériques pour gagner en efficacité

Découvert d'outils numériques : PMS, CRM et outils de communication interne
ChatGPT en réception :
- rédiger des réponses personnalisées aux avis clients (positifs, neutres, négatifs)
- créer des scripts rapides pour des réponses par email ou messages instantanés
- trouver des formulations professionnelles pour gérer des situations délicates
- améliorer la communication interservices avec des suggestions de messages clairs et concis
Automatisation des tâches simples : exemples pratiques avec ChatGPT

Exercices pratiques et études de cas

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